В УФСИН России по Томской области состоялось совещание начальников (заведующих) канцелярий учреждений. Его провели начальник секретариата управления Олеся Зорина и старший инспектор Мария Семенова.
Ведомственный документооборот с каждым годом растет. В 2017 году сотрудники секретариата управления и канцелярий учреждений обработали 306289 входящих, исходящих и внутренних документов. По сравнению с 2016 годом эта цифра возросла на 4276. С целью оптимизации работы всех служб два года назад был введен электронный документооборот СЭД УИС, с помощью которого стали регистрировать поступающую и отправляемую корреспонденцию. Все сотрудники под руководством начальника секретариата освоили техническую инновацию и перешли на новый уровень организации работы.
Особое место в делопроизводстве занимают обращения граждан. Сотрудники канцелярий ставят их на учет, контролируют исполнение, своевременное заполнение результатов рассмотрения и составление отчетов. На всю работу по законодательству дается 30 дней. В прошлом году было рассмотрено 2384 обращения, что на 248 меньше, чем в 2016. О. Зорина объясняет это все возрастающей открытостью ведомства: регулярным проведением «прямых линий» начальника УФСИН, приемов томичей и жителей области по личным вопросам руководством управления и учреждений, работа официального сайта, электронной приемной и «телефона доверия». Это помогает оперативно и эффективно решать все возникающие проблемные вопросы.
В интерактивном формате руководители подразделений обсудили планы на следующее полугодие. «Мы постоянно проводим совещания, чтобы обменяться опытом, повысить уровень квалификации молодых сотрудников и выработать единый подход в вопросах делопроизводства», - рассказала Олеся Сергеевна.